notulen 25 april 2010

Vergadering Nara 25-4-2010
Voorbereidingen;
1. inschrijvingen ; inchecken versnellen door van tevoren kaartjes uit te printen en envelopjes maken met spulletjes. Dit kan alleen met mensen die van tevoren ingeschreven zijn. Er is genoeg animo om dit van tevoren te gaan doen.
2. Characterkreatie; er is veel gegeven aan een beginnende groep spelers (level 6 met level 3 demon) . Dit is background technisch gedaan. De demon wordt gecontroleerd door SL. Voor de volgende keer is het handiger om dat in abilities te zetten niet als level op het kaartje. Tevens moeten deze skills van tevoren bij de SL’s bekend zijn.
3. Opbouw; viel weinig op te bouwen. Was snel gebeurt. Monsterhok was niet ingericht, maar doorgaans is dit niet nodig. Raymond neemt het op zich het monsterhok in te richten. De volgende keer meer mensen aanwezig is wel fijner. Tevens een taakverdeling met tijd en functie per persoon helpt mee.
4. Aanwezigheid kleding; niet alles was aanwezig. Iratchi misten ook, staan waarschijnlijk bij Ernst thuis. Mogelijk dat Rene er voor meer kan zorgen.
5. Aanwezigheid props; niet genoeg manasteentjes en kruidenkaartjes. Nieuwe manasteentjes moeten gekocht worden. 3 kleuren, voor elke dag een andere kleur, niet meer met 1 en 5 stuks werken. Tevens nieuwe kruidenkaartjes nodig. Raymond gaat een tupperware doos regelen om alles in te bewaren.
6. Catering; was prima, lekker en genoeg. Eten op zaterdag was wel te laat. Ook op zondag moeten we beter op het eten gaan letten. Alles wat over is moet zondag geserveerd kunnen worden. Veel lof van de spelers gehad over het zaterdag eten.
7. Mede; tijdens evenement normale mede maken, geen experimenten met kruiden. Spelers verzoeken niet teveel alcohol zelf mee te nemen. Eventueel meteen kopen bij een handelaar met 10 liter jerrycans. Bas en Basje communiceren dit.
Tijdens het evenement
1. OC coördinatie; tijdens evenement zou Olga dat eventueel wel willen doen maar dit is niet geheel duidelijk. Wel wil ze de soep op vrijdag nog wel doen. Een OC coördinator is wel nodig gebleken. Of anders het draaiboek goed volgen. Mogelijk dat de structuur van de vergadering anders moet. Bestuur los vergaderen en een grote gezamenlijke vergadering voor en net na een evenement. Hierbij is een OC coördinator wel handig.
2. KJ; hierop ingaand even een bespreking over de mails van KJ. De laatste mail is bij veel mensen in het verkeerde keelgat geschoten. Er was geen reactie vanuit het bestuur geweest op zijn brief wat niet helemaal netjes was, maar een reactie was nog niet mogelijk ivm de definitieve afrekening van het evenement. Een reactie was echter wel netjes geweest. Hij stelt teveel eisen, zet veel kwaad bloed. Je kunt niet alleen de leuke dingen doen. Iedereen moet zelf meehelpen met op en afbouwen. We kunnen niet aan alle voorwaarden voldoen, we zijn het ook niet eens met alle voorwaarden, waarschijnlijk moet KJ zelf de conclusie hieruit trekken. Er wordt een vergadering gepland met bestuur en KJ om een oplossing te zoeken.
3. Monsters; een beginnende NPC moet je niet meteen een zware rol geven. Dat geeft geen continuïteit aangezien het mensen afschrikt nog een keer te komen. Monsterspelleiding neemt dit op zich. Iratchi worden een beetje teveel gebruikt. De spelers worden het zat. Met name de elven groep wordt het een beetje zat. Besloten wordt ze voorlopig even niet te gebruiken.
4. Spelers; noobs meenemen het spel in, regelmatig checken of ze het nog leuk vinden. Er zijn spelers die de calls van Evert negeren. Bij aanvang van een evenement wordt duidelijk gemaakt wie de spelleiders zijn en dat hen calls gelden. Bij problemen volgend evenement meteen melden en aanpakken.
5. Bardienst; Goris was geregeld en Steffie heeft lekker meegewerkt. Bardienst eindigt om 4 uur.
6. Plot; was verder goed. Moet wel duidelijk zijn dat als er wisselingen zijn binnen de orga dat iedereen dat te horen krijg.
7. Functies; Spelleiders - Tim en Rene zullen hiervoor benaderd worden.
-Angie; barkaarten, figureren, bardienst
- Raymond; monsterspelleiding, kruidenvrouwtje, spelleiding
- Richard; monsteren,
- Maarten;secretaris, inschrijving voor evenement en deels tijdens, pendeldienst, opbouw, afbouw
- Rik; monster
- Bas; plot, licht, spelleiding,
- Maaike; voorzitter, terrein, spelleiding, opbouw, afbouw
- Evert; plot, spelleiding, opbouw,
- Esther; penningmeester, spelleiding, ehbo, opbouw, afbouw
- Jacco; opbouw, afbouw
- Basje; catering, aanhangstalling, bar oc
- Olga; soep op vrijdag, ehbo?
8. taken dubbel bemannen; ehbo kan evt Rene doen, monsterspelleiding kan Rene ook evt doen. Aangewezen rijder; esther, maarten tot avondeten, ????
9. aanhanger moet nagekeken worden, weekend wordt gepland.
10. knutselweekend moet gepland worden. Monsterbroeken en kaproenen moeten gemaakt worden.

Volgend evenement;
1. Contract is naar Mol
2. Aanbetaling is gedaan
3. Nieuwe lokatie wordt gezocht

Ten aanzien van het stukje dat over mij gaat:

“We kunnen niet aan alle voorwaarden voldoen, we zijn het ook niet eens met alle voorwaarden”
Er kan aan alle voorwaarden worden voldaan – het is mij (en Raymond) in het verleden gelukt – en ik zou het vreemd vinden als jullie het niet met alle voorwaarden eens zouden zijn.

Welke voorwaarden leg ik neer.
1. Genoeg mana steentjes
2. Kruidenkaartjes aanwezig
3. Uitgifte aan spelers van formulieren voor maken van potions, poisons en antidotes in het begin van het evement
4. Computer met correct bijgehouden gamerules programma
5. Printer
6. Printjes voor elke spelleider mbt alle spreuken en vaardigheden en beoordelingsformulieren voor kruiden/rituelen
7. Spelregelboekje aanwezig voor geinteresseerden

Welke oplossing
1. Ed heeft 4 kleuren steentjes gedoneerd aan atherin. Er moet gekeken worden of dit er voldoende zijn en anders bijkopen
2. Wordt in het nieuwe spelregelsysteem opgenomen. Met druk van knop worden alle kruidenkaartjes voor dat evenement uitgedraaid met datum van uitgifte
3. Wordt in het nieuw spelregelsysteem opgenomen. Voor hun karakter specifieke kennis van kruiden, potions e.d. wordt naast het karakterkaartje, met dezelfde knop, een sheet uitgeprint specifiek voor die speler.
4. Nieuw gamerulesprogramma is in de maak en de data moet daarna worden bijgehouden door spelleiding. Uitleg volgt op spelleidersvergadering
5. Is nieuw gekocht
6. Voor iedere spelleider is er een leren map aanwezig met deze informatie. Er moet voorafgaand aan het evenement gekeken worden of alle info nog aanwezig is.
7. Spelregelboekjes zijn gemaakt

Kortom: Er moet gekeken worden of alles nog in voldoende mate aanwezig is en anders dient dit te worden aangevuld.

Groetjes
Kj