Notulen 6 December 2009

Datum: 6 december 2009
Aanwezig: Raymond, Bas J, Bas R, Kj, Maaike (not.), Olga, Eshter

Punten voor de agenda:

- Evaluatie afgelopen jaar
o Wat willen we verbeteren?
- Komend jaar:
o Komend event:
• Wat willen we maken qua kostuums/wapens? (wie beschikbaar?)
• Barkaarten (verandering systeem?)
• Inschrijfformulieren aanwezig op quest/event
• Speciaal evenement (Nara X)
o Quests
• Doen we dat nog? Zinvol?
• Financieel aantrekkelijk?
o Toekomstvisie
• Uitbreiden organisatie – Sven/Richard

Notulen:

Evaluatie quest/afgelopen tijd:
Goede reacties van de spelers – spelers willen meer quests. Ray en Bas hadden het er van te voren over gehad of we dit nog wel door moeten laten gaan.
Groot deel van spelers was niet aan het spelen te krijgen – Zondag nog wel gespeelt (Dani/Jos) door enkele spelers. Geneog plot maar te weinig reactie/actie vanuit spelers.
Ray vind het frustrerend om de spelers
De vraag is: Gaan we ermee door of niet?
Spelers willen vermaakt/beziggehouden worden.
Als de vraag er niet is, dan moeten we daar geen tijd aan besteden.
Op het moment dat je forum play wil dan moet je die ook zelf maken. Na een event word er geroepen dat ze forum play willen, echter gebeurt er helemaal niks vanuit spelers.

Quest – geen quest voor het evenemt
Willen we er een quest na evenement?
Financien – quest heeft ons wel geld opgelevert? Ongeveer 150 winst per quest.
Financieel is het niet echt meer aantrekkelijk.
Eerst meer mensen op evenement – kunnen we daarna weer overwegen
Belangrijk is ook vasthouden van spelers – op zich komen er genoeg spelers bij, maar die moeten we er ook bij houden.
Het liefst doen we alles in Mol. Je kunt maar 6 maanden van te voren vastleggen, maar we kunnen nu alvast een datum bij hem neerleggen. Ray moet Maai bellen maar het is belangrijk om alvast een datum door te geven en contact te onderhouden. Nu is het ook 7.5 maanden van te voren beschikbaar gesteld aan ons. Meestal beginnen we 3 maanden van te voren met dingen bekend maken aan de spelers.
Welke weken zijn er bijvoorbeeld nog beschikbaar?
Ray belt binnenkort naar Maai.
De Blokken is financieel niet aantrekkelijk. Is het mogelijk om Mol in het voorjaar te boeken?
Land van Kleef is misschien een eventuele optie? Niet heel groot, slaapzalen die los staan van gebouw met bar, groot grasveld, bospaadje en daar kun je het bos in
Kederan speelt in Eersel – volgens Esther geen geschikte locatie
Kieviet – mooi gebouw, weiland etc. Niet geschikt bos om in te spelen.
St. Waalwijk – hutjes met slaapplaatsen, openbaar terrein
Kosten evenement:
Mol: 391 euro incl gas water licht
Blokken: 872 excl
Mogelijk 200 euro bij de Blokken af kunnen krijgen?
Eventueel bar creeeren bij vuurplaats van Mol om spelers buiten te krijgen/houden en niet te dicht bij weg/gebouw.
Krijg je vanwege locatie te weinig spel? Ray: eventueel per evenement een hoekje uitbouwen.
Spelers moeten doorgeven wanneer ze ergens heen gaan. Bij Mol moet je porto’s gebruiken – dit evenement ook gedaan en werkte prima.
Bas wil een kaart van het terrein hebben van het terrein van overzicht en duidelijkheid
Eventueel bij orga daar vragen of ze kaart hebben.

We moeten voor Mol gaan en mocht dat niet lukken kunnen we voor de Blokken gaan. Dus nu eerst checken bij Mol. Ray gaat navragen bij Mol. Voorrang geld niet voor Nederlandse scouting.
Verzekeringspapieren bij Esther.
Promotie: Kj heeft visite kaartjes gekocht. Meegegeven aan mensen. We moeten ook posters hebben om te promoten.
Ray: Maak een flyer die niet over het event gaat en niet over specifiek evenement.

Barkaarten: Wat doen we daarmee? We geven op het moment geld terug.
Beslissing: We houden de kaarten geldig voor volgend event – geen geld terug geven.
Gewoon geldig tot opheffing van vereniging.
Duidelijkere barkaarten – soms in het donker moeilijk te lezen – vakjes witter maken.
Olga stuurt barkaarten naar Maaike om uit te printen.

Meenemen in OC praatje: Barkaarten zijn niet meer inwisselbaar – blijven geldig
Catering: MEER tosti’s! Tosti ijzer voor vereniging aanschaffen eventueel? Basje kijkt bij de Makro. Kunnen we ook economischer aanpakken.
Eten op de quest was goed geregeld, ook de vega’s.
Inschrijfformulieren: Aanwezig op evenement alleen mogelijk als we locatie en datum hebben. Is dit handig? Laat spelers eventueel ter plekke inschrijven. Je moet ze eigenlijk al laten betalen tijdens dat inschrijven. Maar is het handig/praktisch. Mensen hebben niet zoveel geld terug. Je moet op je evenement duidelijk hebben wanneer je volgende evenement is. Folder neerleggen bij inschrijving op huidige evenement.
Nara X:
Eventuele ideeen waren:
- Muzikant
- Varken aan het spit
- Vuurspuwers
Is er budget voor varken? Kosten zijn 250+ en is dus eigenlijk geen optie.
Halen we aantal personen voor varken aan spit? Twee weken van te voren kunnen we dat weten.
Eventueel nieuwe cateraar? Catering van Ray/Angie’s bruiloft.
Olga gaat kijken of ze die harpist kan regelen voor komend evenement.
Wat gaan wij doen als een varken niet haalbaar is?
Basje gaat vragen bij Frank wat er mogelijk is.

Plot: Wat er op dit moment ligt is genoeg plot/verhaal
Gemaskerd bal eventueel optie voor komend evenement.

Decor/kostuums: Gezien het feest, zorgen dat de bar er ECHT feestelijk uitziet.
IC borden/bekers zijn mooi, maar past atm niet in ons budget.
Een bar maken die je mee kunt nemen en uit kunt klappen? Bij Blokken hebben we geen bar nodig.
Olga: Bij Mol mogen banken/stoelen eigenlijk niet naar buiten – dit is wel gebeurd tijdens evenement. Mag wel als we ze goed schoonmaken.
Pakjes die we nodig hebben: Tunieken en kaproenen – burgerkleding. Linnen onderhemden en gekleurde overhemden.
Als we een dag bij elkaar komen met elkaar maken – zeker voor 5 burgers kleding
Petjes – petjes voor dames bij de Malle Heks. Olga kijkt of ze hebben.
Meehelpen: Ray, Esther, Olga, Basje, Maaike afspreken voor maken kleding.
Afspraak: 30 december Maaike, Ray en Olga om tunieken te maken
Olga kijkt op de markt voor stof
Iedereen binnen 2 weken kijken naar stof en doorgeven
Banieren maken voor aankleding

Golem: is bij Lands in Exile geweest. Wij zouden gebruik kunnen maken van hun monsterkleding maar Basje vond er heel veel niet uitzien
Raymond heeft potionflesjes en leer
We moeten naar de markt voor stof voor banieren

Belangrijke mededeling: We moeten anticiperen op het feit dat mensen minder tijd gaan hebben. De bereidheid is er wel.
Uitbreiding organisatie: Richard en Sven bij de organisatie betrekken – zij willen graag!
Jos Spierings?
Evert?
Er moet meer informatie komen voor monsters – standaard ic kaartjes voor monsters
Raymond weet niet zeker dat hij er Nara X er bij is (same for Angie).
Mike is geen optie meer voor de organisatie
Esther neemt contact op met enkele spelers voor evenement

Informatie over Nara/Atherin uitbreiden:
Er moet meer over geschreven worden over Atherin.
Raymond: schrijf de verhalen vanuit ik-persoon
Meerdere mensen moeten meehelpen – 1 persoon kan dat niet doen (teveel werk)
Doe je dit met zijn allen dan krijg je veel meer diversiteit

Atherin – Kj
Malkra – Maaike
Nara - Maarten
Lygan Krawl - Basje
Awani – Bas
Tian Talla – Maarten
Mida – Olga
Elfeneiland – af
Orcen Lygan/Tyra – Sven/Richard/Evert/Esther

Half A4 schrijven over dit land.
Wanneer wisselen we dit uit? Contactpersoon in eerste instantie: Bas
Mailen naar Bas: 1 week voor de vergadering

Site: Informatie over landen en religies up to date.

Catering: Frank heeft

Plottechnisch – eigendomsacten maken

Komend evenement – title ‘Greed’

Esther heeft de echte kaart thuis liggen - KOPIEREN

Moeder van Laura weer vragen om weer te komen – Olga mailt Laura

Random:
Steffi wil meehelpen met de bardienst(en) – ze vonden het een leuke quest.
Jeroen is Event Control van Vortex – gaat hij nog tijd hebben voor evenementen?
Ollie komt ook met 2 vriendinnen naar het evenement – hij kan zich alleen inschrijven als monster

Rondvraag:
Vrijdag 18 december viert Esther haar verjaardag – we zijn uitgenodigd 

Afspraken:
Ray neemt contact met locatie
Olga haalt hoedjes bij Malle Heks
30 dec – knutselen 12.00
Maaike vernieuwt inschrijffrmulier
10 Januarie verhaaltjes af en naar Bas R sturen
Olga mailt Laura ivm haar moeder en harpist
Olga maakt flyer, barkaarten en uitnodiging/affiche voor gemaskerd bal
Bas J informeert over varken bij Frank
Iedereen kijken hoeveel bruikbare stof beschikbaar is voor stichting


Volgende vergadering: Zondag 17 Januarie 2010 – 14.30 beginnen (14.00 aanwezig) bij Kj thuis

Ik heb Richard, Sven en Evert gemailt over de Orcen (of ze stukje willen doen)

Ik kwam evert tegen op de midwinter fair en hij is een vuurspuwer!!!! Hij zal kojken voor nara 10 of hij en de abdere 3 die er waren iets kunnen doen. Ik heb ze aangeboden dat ze iig als monsters welkom zijn op onze kosten als ze dan een show willen doen ( en dan hebben we er 3 monsters bij:)). Kan zijn dat dat niet lukt en dan moeten even kijken. Anders zou evert ook alleen kunnen vuurspuwen.

Bravo Ester ik heb zelf ook nog een id maar ik ben er nog niet zeker van of ik t ook echt kan gaan verwezenlijken.
Ik wil een vuurtje stoken op t water van het meertje in bos ik wil t water laten branden.

Hey Bas, als je nog hulp nodig hebt om water te laten branden moet je even contact opnemen met Jacco. Hij als chemicus heeft daar vast wel truckjes voor

tot morgen